Підказки для HR

Протягом року до нас часто надходить запити про корпоратив від офіс-координаторів та HR початківців, яким вперше доручили домовитися за рафтинг, сплав або похід. Саме тому ми вирішили скласти покроковий список кроків та рекомендацій для представників замовника. Ми переконані, що деякі думки будуть корисним і досвідченим ЕйчАрам).

Отож, вас попросили організувати корпоратив для компанії з N співробітниками.

1. Обов'язково потрібно з'ясувати мету та цілі корпоративу. Це може бути як святкування Дня Компанії з великою кількістю алкоголю, так і поглиблене командотворення для певного відділу компанії, де спостерігаєтья негативні настрої чи конфлікти. З'ясуйте ставлення керівництва до корпоративної культури (навіть, якщо всі думають, що її немає, вона є), обов'язково хоча б поверхнево ознайомтеся з її видами та заздалегідь проведіть анкетування серед працівників, аби визначити її тип. Якщо керівницво підтримує визначений тип культури - вуаля, на корпоративі це можна підкреслити (відзнаки працівників, певні ритуали та командні завдання). Якщо ж керівництво бачить потребу в зміні корпоративної культури - корпоратив це найраще місце, де потрібно це донести працівникам (запровадження нових ритуалів та виконання відповідних завдань)!
2. Обов'язково запитайте в людей (ідеально - у всіх працівників), що вони хочуть на корпоративі: чи просто відпочити з шашликом, чи сплавитися по річці. Також запропонуйте 2 дати (ми теж можемо бути зайняті!). У цьому голосованні перемогу отримує більшість, навіть не пробуйте догодити ВСІМ. Це утопія. Зазвичай, до нас звертаються з попереднім запитом на 100 чоловік, за тиждень до сплаву стовідсоткових залишається 60, за кілька днів автобус замовляємо на 50, реально приїжджає 40. Це нормально, але це треба врахувати наперед, бо ми, як організатор, не можемо в останній день замінити автобус на меньший (читай дешевший), частину м'яса повернути на Шувар та зменшити кількість плавзасобів (планування відбувається за тиждень).
3. Ви дзвоните до нас і даєте дуже чіткий запит: кількість, дві різні дати, вид активності, додаткові побажання HRа. Ми електронкою надішлемо кошторис, з яким ви вже можете йти до керівництва та погоджувати бюджет. В нашому кошторисі ви завжди знайдете таймінг (2 сторінка файлу). Також радимо ознайомитися з додатковими послугами, які ми можемо надати на корпоративі. Якщо корпоратив дво- чи триденний, рекомендуємо детально ознайомитися з готелем (найкраще - його відвідати), або попросити нас дати про нього відгук. Ми працюємо по поселенню тільки з перевіреними готелями з адекватним персоналом.
4. Активно залучайте свій персонал до організації заходу. Якщо Петро класно маринує м'ясо - попросіть його це зробити (видавши гроші на м'ясо та спеції) - ви і зекономите кошти компанії на шашлик, ще й долучите персонал!!! Є інші варіанти: гітара, заправка до кальянів, глінтвейн - вмикайте власний креатив.
5. Складіть список завдань до корпоративу: взяти прапор з логотипом, замовити футболки чи кепки, провести оплати (за захід, готель, трансфер, страхування), надіслати нам списки (для страхування, кількість вегетаріанців, список осіб з медичними застереженнями (діабет, сердечник, вагітна, алергік з переліком алергенів, травмований)), розіслати працівникам наш інформаційний лист з рекомендаціями щодо одягу, розбити на команди та намети, список необхідних артефактів чи реквізитів для ритулів (бубєн). Безпосередньо перед корпоративом добре виспіться, зранку поїжте і підготуйте собі термос з кавою/чаєм. Снікерс в кишені не буде зайвим.
6. Складіть список завдань на корпоративі: зранку зідзвоніться з гідом, який супроводжує автобус. По приїзду треба: познайомитися з гідом тріп-лідером, познайомити його з особами з застереженнями, допомогти тріп-лідеру в формуванні команд, повідомити про цілі корпоративу та відповідно застосувати ритуали (з артефактами чи без них), проконтролювати відсютність алкоголю перед активною частиною, проконтролювати залучених працівників (чи все взяли), і т.д.
7. Зазвичай, додому група повертається автобусом без супроводу нашого гіда, тож, обов'язково контролюйте таймінг. Не забувайте своїх речей! Також варто наперед повідомити групу про кількість зупинок по дорозі, аби не повернутися посеред ночі. Після активної участі в організації корпоративу ми радимо взяти вам вихідний - просто відіспатися та відпочити від колег.
8. У перший робочий день не очікуйте від нас фото та відео з GoPro, нам теж потрібно відпочити і поспати). Зазвичай, ми заливаємо фото/відео протягом першого тижня після корпоративу на гуглдрайв, шаримо лінк у листі подяці за участь у заході. Ваша задача як HRa провести опитування серед працівників та оцінити загальну організацію заходу, транспорт, харчування, активності та умови проживання. Ми будемо вам вдячні за зворотній зв'язок та відгуки.

У нас багато постійних корпоративних клієнтів, які сплавляються щороку. Ми стараємося подарувати максимальну кількість позитиву та яскравих емоцій учасникам, а з вами, HRи, ми говоримо на "одній мові". Успіхів і дякуємо за увагу!